A plataforma do eSocial está transitando por diversas mudanças, em uma completa reformulação e, em breve, passará a permitir a inclusão de processos trabalhistas em seu sistema.
A novidade está programada para acontecer a partir de julho/2023, quando quatro layouts inéditos passaram a ser integrados à plataforma. Os chamados novos eventos estão relacionados ao principal objetivo do eSocial, qual seja o de substituir as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias por meio de um sistema único, trazendo modificações ainda quanto a inclusão do IRRF na DCTFWeb, nova sistemática de declaração que substituirá a GFIP como instrumento de confissão de dívida e de constituição do crédito previdenciário.
Vale destacar que, conforme o cronograma oficial do governo federal, a apuração das informações referentes a decisões condenatórias e homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho pela DCTFWeb, em substituição à GFIP, passaram a ter ser enviadas ao eSocial através do eventos (i) S-2500 (processo trabalhista); (ii) S-2501 (informações de contribuições decorrentes de processo trabalhista); (iii) S-3500 (exclusão de eventos – processo trabalhista) e; (iv) S-5501 (informações de tributos decorrentes de processo trabalhista).
Abaixo, listamos os principais apontamentos acerca dessa mudança:
- Prazo para envio dos processos trabalhista para o eSocial
O marco temporal para que os processos trabalhistas sejam informados no eSocial é o dia 1º de julho de 2023, caso não haja outras prorrogações.
As informações que deverão constar nesses novos eventos serão àquelas relativas a:
- processos trabalhistas cujas decisões transitarem em julgado do dia 1º de julho em diante;
- acordos judiciais homologados a partir da mesma data;
- processos cuja decisão homologatória dos cálculos de liquidação for proferida a partir do marco temporal supracitado (ainda que o trânsito em julgado tenha ocorrido em data anterior);
- acordo no âmbito de CCP ou Ninter celebrados também do marco temporal em diante.
Decorrido esse marco temporal inicial, os processos trabalhistas passaram a ter que ser enviados ao eSocial até o dia 15 (quinze) do mês subsequente.
Nesse sentido, veja-se: se um processo trabalhista tiver sua sentença homologatória dos cálculos de liquidação publicada em 01.07.2023 (ainda que seu trânsito em julgado tenha ocorrido em 2022), deverá ter suas informações enviadas ao eSocial, impreterivelmente, até o dia 15.08.2023.
As informações quanto ao processo trabalhista somente deverão ser enviadas ao eSocial após a liquidação da sentença, quando todos os recursos forem esgotados e o processo transitado em julgado, tendo o empregador sido intimado a cumprir com a decisão.
- Procedimentos para informar o processo trabalhista no eSocial
O envio das informações particulares dos processos trabalhistas deverão ser feitos através do evento S-2500 do eSocial.
Neste evento, serão prestadas todas as informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo empregatício, bem como ás bases de cálculo para recolhimento do FGTS e da contribuição previdenciária do RGPS.
Restará obrigada ao envio dessas informações todo declarante em processos trabalhistas ou em demandas que tenham sido submetidas às Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e Núcleos Intersindicais (Ninter) que tenham sido obrigados a reconhecer ou alterar quaisquer informações relativas ao vínculo empregatício, ou ainda a recolher o FGTS e contribuição previdenciária correspondente.
Perante o eSocial, o empregador é o responsável pelo pagamento de eventuais condenações, assim como é responsável também pela comprovação do referido pagamento. Desse modo, resta claro que a informação necessita ser enviada, contudo, a definição de tal atribuição cabe a cada empresa, de tal modo que pode ser decidido, por meio de discussões internas, qual setor se responsabilizará pela tarefa, sendo estes geralmente os recursos humanos ou o setor jurídico.
Como últimos apontamentos, vale citar que (i) o evento não deve ser utilizado para prestação de informação relativa a processos de trabalhadores, vinculados ao RGPS ou ao RPPS, que sejam da competência da Justiça Comum ou Justiça Federal. Ou seja, somente para ações da Justiça do Trabalho; (ii) o evento deve ser enviado pelo responsável pelo pagamento da condenação, ainda que não seja o empregador, como no caso de responsabilidade indireta (subsidiária ou solidária) e; (iii) o evento deve ser enviado mesmo quando não houver Contribuição Previdenciária, FGTS ou Imposto de Renda a recolher.
Este evento, em específico, tem processamento independente dos demais eventos do eSocial, não interferindo na rotina mensal da folha de pagamento, nem nos registros trabalhistas constantes do Registro de Eventos Trabalhistas (RET).
- Demais eventos do eSocial
As alterações do eSocial, como visto, contemplam três novos eventos para além desse evento principal, o S-2500, sendo eles o (i) S-2501; (ii) S-3500 e; (iii) S-5501.
O evento S-2501 – Informações de contribuições decorrentes de processo trabalhista informará os valores do imposto de renda retido na fonte e das contribuições previdenciárias, inclusive as destinadas a Terceiros. Esses valores incidem sobre as bases de cálculo constantes das decisões condenatórias e homologatórias de acordo proferidas nos processos da Justiça do Trabalho, nos acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter), que foram informados no evento S-2500.
Restarão obrigados a esse eventos todos os declarantes que, em função das decisões emitidas em seus respectivos processos trabalhistas ou nas demandas submetidas à CCP ou aos Ninter, forem obrigados a recolher as contribuições previdenciárias e as destinadas a Terceiros e/ou o imposto sobre a renda retido da pessoa física.
O evento S-3500 – Exclusão de eventos – Processo Trabalhista servirá, exclusivamente, para retirar o efeito de um evento S-2500 ou S-2501 que tenha sido indevidamente enviado ao eSocial. Este é único evento que não exigirá o respeito do prazo estipulado no item I.
Por fim, o evento S-5501 – Informações de tributos decorrentes de processo trabalhista tratará de um retorno do evento S-2501 ao eSocial. O objetivo dessa novidade é demonstrar ao declarante, com base nas informações transmitidas, os tributos apurados, as contribuições previdenciárias, as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre a renda da pessoa física retido na fonte.
O retorno ocorre na medida em que o evento S-2501 ou o evento S-3500 (quando excluir o S-2501), forem processados com a devida integração à DCTFWeb.
O retorno com sucesso do evento S-2501 importa o envio dos créditos tributários apurados para o Portal da DCTFWeb no ambiente da RFB.
São essas, portanto, as principais alterações do eSocial previstas para acontecerem em 2023.
O envio dessas informações, a partir da mudança, se tornará, como visto, muito mais completo, o que vai requerer, sem dúvida, uma maior atenção por parte dos responsáveis pela transmissão das informações relativas ao processos trabalhistas.